Wanneer je als bedrijf nog veel zaken communiceert op papier, denk aan facturen en brieven, dan kan het raadzaam zijn om die te digitaliseren. Digitale communicatie is echt iets van deze tijd. Daarnaast biedt het je als bedrijf ook veel voordelen, zoals:

– informatie die je digitaal hebt, is voor alle werknemers toegankelijk;

– je hoeft geen dikke ordners vol met papieren meer door te spitten, wanneer je op zoek bent naar bepaalde informatie, maar kunt het zo te voorschijn halen;

– het bespaart je veel papier en dat is beter voor het milieu;

– doordat je minder op papier hoeft te bewaren, scheelt je dat veel opslagruimte;

– wanneer je gegevens digitaal hebt, zijn ze veel makkelijker te verstrekken aan derden, zoals je accountant of de belastingdienst.

Afscheid van de acceptgiro nemen

Als je als bedrijf echt veel tijd, kosten en werk wilt besparen, moet je afscheid van de acceptgiro nemen. Wanneer je klanten digitaal betalen, heb je ook veel meer zicht op welke bedragen betaald zijn, en van welke klanten je nog geld moet krijgen. Ook kun je met één druk op de knop alle financiële transacties van een bepaalde periode tevoorschijn halen.

Hoe begin je als bedrijf met digitaliseren?

Stel, je wilt je bedrijf digitaliseren: wat is de beste aanpak?

– Neem er de tijd voor om het proces van digitalisering stap voor stap uit te voeren. Stel een plan op en begin niet overal tegelijk aan.

– Probeer als eerste helder te krijgen welke processen binnen jouw bedrijf het meest urgent zijn om te digitaliseren. Wanneer je bijvoorbeeld dagelijks een groot aantal facturen moet versturen heeft dat meer voorrang om digitaal te gaan doen, dan wanneer je er maar een paar per maand verzendt. Moet je veel gegevens verstrekken aan derden, zorg er dan voor dat je die als eerste digitaal hebt. Geef die processen voorrang die jou het meeste tijdwinst en geld opleveren wanneer je ze digitaliseert.

– Kijk vervolgens of het je gaat lukken die processen zelf te digitaliseren. Lukt het je bijvoorbeeld zelf om je facturen digitaal op te maken en te versturen, of kost dat je zoveel tijd dat je dat beter uit kunt besteden? Wanneer je heel veel papieren documenten hebt waarvan de inhoud bewaard moet blijven, dan kun je één van je medewerkers vragen deze te scannen en digitaal op te slaan. Je kunt er ook voor kiezen dit door een uitzendkracht te laten doen. Dit scheelt je veel tijd en is vaak goedkoper dan dat je het zelf moet doen.